Search
Start typing to search...

Új elektronikus számla létrehozása

Author:

Számla kiállításához a “Számlák” fül alatt, a “Számlák kezelése” linket kell kiválasztani. A folyamat megkönnyítése érdekében, már a “Nyitóoldalon” elhelyezett gyors linkek segítségével is létre hozhat papír alapú, elektronikus vagy akár érvénytelenítő számlát is.

- Új e-számla = segítségével új elektronikus számla létrehozását kezdeményezhetjük;

- Új papír alapú számla = segítségével új papír alapú számla létrehozását kezdeményezhetjük;

- Számla egy már meglévő alapján = segítségével már egy meglévő számla adatait betöltve hozhatunk létre új számlát;

- Sztornó (érvénytelenítő) számla létrehozása = segítségével sztornó (érvénytelenítő), módosító vagy jóváíró számla létrehozását kezdeményezhetjük.

Elektronikus számlát a “Számlák / Számlák kezelése” menünél, a “Új elektronikus számla létrehozása” linkre kattintva hozhat létre. 

A kiállítandó számla adatainak megadása kézzel történik. A számlához szükséges adatokat a felhasználónak kell begépelnie a számla létrehozásakor. 

Megadhatja a kiállítandó számla alapadatait és rögzítheti a számlatételeket. Eldöntheti, hogy mely céges telephely nevében kíván számlát kiállítani (amennyiben több telephelyen kíván számlázni), valamint választhat az előzőleg rögzített bank adatai közül egyet, melyet a számlán fel kíván tüntetni. A számla véglegesítése előtt az “Előnézet” funkció segítségével ellenőrizheti a bevitt adatokat.

Szállító adatai

A „Szállító adatai” mezőkben az Ön által a rendszerbe regisztrált cégének adatai fognak megjelenni: név, cím, adóigazgatási szám, közösségi adószám.

Alapértelmezett címként a székhely fog megjelenni. Ha más telephelyet szeretne megadni, akkor kattintson a “Telephely listából szeretnék választani” linkre.


Vevő adatai

A „Vevő adatai” mezőket annak megfelelően kell kitölteni, akinek a részére a számla kiállításra kerül.

Lehetőség van új vevő hozzáadására vagy a vevő listából történő választásra a “Vevő listából szeretnék választani” linkre kattintva. Amennyiben a keresési folyamatot szeretné felgyorsítani, kattintson a Szűrő megjelenítése linkre, továbbá a Vevőszám illetve Névmezőkben már akár részkarakterekre történő keresést is kezdeményezhet.

Új vevő hozzáadásakor a következő mezőket kell kitöltenie (a csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező):

  • Partnerszám (folyószámlaszám) - Partner vagy folyószámla azonosító, melyet akkor érdemes kitölteni, ha már rendelkezik egy azonosítóval más partner vagy folyószámla nyilvántartásban (pl. CRM vagy főkönyv).
  • Név*
  • Ország*
  • Megye - A mező kitöltés kezdésekor (billentyű lenyomásra) megjelennek a választható megyék. A listából kiválasztható a megfelelő megye, ugyanakkor tetszés szerinti értékkel is kitölthető a mező. FIGYELEM: A funkció jelenleg csak Ország = Magyarország esetében elérhető.
  • Irányítószám*
  • Helység*
  • Címsor 1*
  • Címsor 2
  • Adószámmal nem rendelkező jogi személy - Belföldi nem ÁFA alany, aki gazdasági tevékenységet nem folytat. Például: adószámmal nem rendelkező társasház, egyesület, alapítvány, stb.
  • Adószám / Csoportazonosító szám
  • Csoporttag adószám - Csoporttag "saját" adószáma, ha a termékértékesítés vagy a szolgáltatásnyújtás csoportazonosító szám alatt történt. FONTOS: nem azonos a csoportos adószámmal!
  • Magyar adószámmal rendelkező külföldi partner - bejelölés esetén a számlaadatok továbbításra kerülnek a NAV Online Számla rendszer felé.
  • Közösségi adószám
  • Közösségen (EU-n) belüli ÁFA mentes - bejelölés esetén adómentes ÁFA kulcsot használ automatikusan a rendszer.
  • Távértékesítés közösségen (EU-n) belül - bejelölés esetén a vevő országának ÁFA kulcsait használja automatikusan a rendszer. (Közösségen (EU-n) belüli távértékesítés OSS (One Stop Shop) egyablakos ügyintézéssel)
  • Vevő e-mail címe - beírás esetén az adott e-mail címre küldi ki a számla értesítő levelet a számla letöltő oldal linkjével a rendszer. A számlaértesítő email-t több email címre is kiküldheti, a címeket vesszővel vagy pontosvesszővel kell elválasztani. A mező helyes kitöltésének következtében tájékoztatót jelenít meg a rendszer.




Közösségi (EU) adószám ellenőrzése

Ezzel a funkcióval a Vevő közösségi adószámának érvényessége ellenőrízhető. Az ellenőrzést az Európai Bizottság által működtetett VIES Service végzi.


Számla adatai

A „Számla adatai” mezők kitöltése során a - mindenkori hivatalos jogszabályi megfelelőségek alapján kötelezően megjelölt - számla adattartalma tölthető ki. A kötelező adattartalmon felül további információkat jeleníthetünk meg a számlán:

  • Kiállítás dátuma – a rendszer automatikusan előtölti a dátumot, amely mindig a tényleges kiállítás napja. A felhasználónak nincs lehetősége a számla keltének dátumát módosítani.
  • Fizetési határidő* - A kiállított számlák fizetési határideje szabadon megadható. Amennyiben a vevőnél beállításra kerül a fizetési határidő, úgy a rendszer számlakészítéskor előtölti ezt az adatot.
  • Teljesítés időpontja* – a számla teljesítésének időpontja. A kiállított számlák teljesítési határideje a számla keltéhez képest maximum 15 nappal datálható vissza. Ennél nagyobb módosítást nem enged a rendszer.
  • Számlatömb* – válassza ki, hogy a számla melyik számlatömbhöz tartozzon. Amennyiben a Törzsben létezik olyan számlatömb, amely meg van jelölve alapértelmezettnek, akkor az a számlatömb lesz előtöltve elsőként.
  • Egységár megadása számlán*- beállítható, hogy a termék egységára nettó vagy bruttó értékben kerüljön megadásra a tételsoron. Egy számla több tételsorán csak egyfajta egységár adható meg.
  • Pénznem* – a számlán szereplő összeg valutájának kiválasztása.
  • Ügylet – megadható, hogy mely ügylethez tartozik a számla. A mező kitöltés kezdésekor (billentyű lenyomásra) megjelennek a korábban rögzítésre került ügyletek. A listából kiválasztható a megfelelő ügylet, ugyanakkor tetszés szerinti új értékkel is kitölthető a mező.
  • Egyéb adatok – beírható egyéb információ a számlával kapcsolatban.
  • Megrendelési szám – Megrendelési szám hivatkozás helye.


2021.04.01.-től a belföldi és külföldi devizás számla esetén is megjelenik az árfolyamdoboz a számlán.


Jó tudni: Az árfolyam ugyan nem kötelező tartalmi eleme a számlának, de a NAV ONLINE SZÁMLA 3.0 adatszolgáltatás kötelezően küldendő adata.

Fizetési mód adatok

A „Fizetési mód adatok” mező kitöltésével a számlakiállító fizetési mód és banki adatait tüntethetjük fel a számlán. Ezen adatokat a rendszer automatikusan előtölti, csupán ki kell választani a legördülő listából annak a fizetési módnak a nevét, amely az adott számlán szerepelni fog.


Számlatétel adatok

„Tételek” – a számla előállításakor lehetőség van tetszőleges számú tétel felvételére az “Új számlatétel rögzítése” linkre kattintva, illetve választhat a terméklistából: “Új tétel hozzáadása terméklistából”. Amennyiben a tétel keresési folyamatát szeretné felgyorsítani, kattintson a Szűrő megjelenítése linkre, továbbá a Termékneve”, illetve Azonosító mezőkben már akár részkarakterekre történő keresést is kezdeményezhet.


Számlatétel adatainak szerkesztése: - megadhatja a számlatétel adatait vagy választhat a korábban rögzített céges termékei (vagy szolgáltatásai) közül “A terméklistából szeretnék választani” linkre kattintva.


Új sor hozzáadása funkcióval gyorsan és egyszerűen a tétel soron is lehetőség van az adatok kitöltésére:


A már beírt számlatételek törölhetők az X ikon segítségével vagy módosíthatók a szerkesztés ikon segítségével.


Tétel megjegyzés

Tétel megjegyzést a tételsoron található “jegyzettömb” ikonra kattintva kezdeményezhetünk.


A Tétel megjegyzés szerkesztése oldalon megadhatjuk a tételre vonatkozó teljesítési időszakot (sárga doboz), beírhatunk kézzel bármilyen megjegyzés szöveget (lila doboz) vagy kiválaszthatunk fix záradék szöveget a legördülő listából (Hozzáad gomb).


A Hozzáad gomb megnyomásával a kiválasztott záradékhoz tartozó beviteli mezők betöltődnek (piros doboz). Az adatok kitöltése után a Frissítés gomb (lila) megnyomásával a rendszer befrissíti az adatokat a záradék szövegébe (sárga doboz). A záradék ebben a formában kerül rá a számlára.


A Bezár gomb megnyomásával a záradékok mentésre kerülnek a tételsorra, majd a tételsoron jelzésre kerül, hogy a tételhez megjegyzés fűződik: a “jegyzettömb” ikon zöldre változik és ha az egeret az ikon fölé visszük, akkor kiírásra kerül a teljes megjegyzés szövege.


Számla megjegyzés

Amennyiben a Céges fiók beállítások szerkesztése oldalon bepipálja, hogy a kisadózók tételes adója (KATA) szerinti adózó, úgy alapértelmezett megjegyzésként feltüntetésre kerül a „Kisadózó” szövegezés.


Számla megjegyzést a beírhatunk a megjegyzés szövegdobozba.


A Törzsadatok / Megjegyzések oldalon elmentett megjegyzések a kereső ikon segítségével egyszerűen betölthetők a Számla megjegyzés mezőbe.


Számla záradékot a “jegyzettömb” ikonra kattintva kezdeményezhetünk.


A Számla megjegyzés szerkesztése oldalon kiválaszthatjuk a számlára vonatkozó fix záradék szöveget a legördülő listából (Hozzáad gomb).


A Hozzáad gomb megnyomásával a kiválasztott záradékhoz tartozó beviteli mezők betöltődnek (piros doboz). Az adatok kitöltése után, a Frissítés gomb (lila) megnyomásával a rendszer befrissíti az adatokat a záradék szövegébe (sárga doboz). A záradék ebben a formában kerül rá a számlára.


A Bezár gomb megnyomásával a záradékok mentésre kerülnek a számlára, majd a Számla megjegyzés szekcióban jelzésre kerül, hogy a számlához záradék fűződik: a “jegyzettömb” ikon zöldre változik (lila doboz) és a megjegyzés beviteli mező alatt kiírásra kerül a záradék szövege. A számlához egyedileg szövegezett tetszőleges kézzel felvitt megjegyzés is megadható a megjegyzés beviteli mezőben (sárga doboz).


Tétel- és számla megjegyzés megjelenítése a szálaképen

A számlaképre rákerül a tétel megjegyzés és időszak (zöld), a tétel záradék (kék), majd az egyedi számla megjegyzés (lila) és a számla záradék (piros).


FONTOS: Mind tétel megjegyzésnek, mind számla megjegyzésnek megadható, beírható tetszőleges szövegezésű, kézzel felvitt megjegyzés. Ezek a megjegyzések, záradékok azonban nem kerülnek olyan formában átadásra adóhatósági adatexport során, ahogy azt jelenleg elvárja a hatályos jogszabály. A számla tartalmazni fogja ugyan az adatokat, azonban a nem megfelelő beviteli mezőbe felvitt értékekről nem tud a rendszer az elvárt formában adatexportot szolgáltatni az adóhatóság részére.

Számlához csatolható melléklet

Számla létrehozása oldalon lehetőség van számla mellékletek csatolására. Számlához mellékletként általában az alábbi dokumentumtípusokat szokás csatolni: teljesítési jegyzőkönyv, szállítólevél, munkalap, átvételi elismervény, jótálási vagy garanciajegy, stb. De bármilyen kép vagy dokumentum, amely a számla részét vagy kiegészítését képezi. A mellékleteket be kell húzni a megjelenő dobozba.


A mellékletek az elektronikus vagy papír alapú számla csatolmányában jelennek meg:


Az alábbi formátumok támogatottak számla melléklet csatolmányként: .jpg, .png, .pdf, .txt, .csv, .xls, .xlsx, .doc, .docx. A számlához csatolható melléklet maximális mérete: 1024 KB.

Számla előnézet

A “Tovább” gomb megnyomásával egy sorszám nélküli PDF formátumú fájl generálódik, így tehát megtekintheti, hogyan fog kinézni számlája.Ilyenkor a rendszer egy proforma számlát hoz létre, ez esetben az előnézeti számlán a számla sorszáma helyett a “PROFORMA” kifejezés található. Ezt a funkciót mindegyik „típusú” számlakészítésnél alkalmazhatja.


Számla adatok ellenőrzése és mentése

A számla végleges mentése előtt a Számla adatok ellenőrzése oldalra navigál a rendszer, ahol még egyszer áttekinthetők a számla legfőbb adatai. Ha az előnézet után a számlát véglegesíteni szeretné, akkor kattintson a „Számla kiállítása„ gombra. Továbbá az újonnan rögzített adatok (vevő, termék) a jelölőbox bepipálásával egyszerűen menthetők.


Számla adatok ellenőrzése oldalon a „Számla kiállítása„ gombra kattintva, amennyiben az időpecsét miatt nem lehet elektronikus számlát kiállítani, akkor ez esetben hibaüzenet jelenik meg a felületen és a számla nem kerül létrehozásra.

Article content