A Beállítások / Házirend fül alatt a céghez tartozó házirend beállítások tekinthetők meg, valamint kezdeményezhető azok módosítása.
A házirend beállítások módosításához kattintson az „Szerkesztés” linkre.
A Házirend beállítások oldalon a következő beállítások végezhetőek el:
- Fizetési intervallum - A rendszer által generált automatikus megrendelés intervalluma.
- Számlakézbesítő levél státusz változásáról értesítés - Ha ezt a beállítást alkalmazza, akkor email-ben értesítést kap arról, hogy vevője a számlaértesítő levelet elolvasta vagy a kiállított számlát letöltötte.
- Számlakézbesítő levél válasz (reply-to) e-mail címe - Megadható a számlaértesítő levél (reply-to) e-mail cím. Ebben az esetben partnere erre az e-mail címre tud válaszolni Önnek a számlaértesítő levélben megküldött számlával kapcsolatban. Kitöltés hiányában a noreply@billzone.eu lesz alapértelmezettként megadva.
- Számlakézbesítő levél egyedi üzenete - A beírt egyedi szöveg a számlaértesítő levélben jelenik meg.
- Számla csatolása a számlakézbesítő levélhez - Beállítható, hogy a számlaértesítő levél csatolmányként tartalmazza a számla PDF állományt.
- Számlamelléklet csatolása a számlakézbesítő levélhez - Ha ezt a beállítást alkalmazza, akkor további számla mellékletek, dokumentumok csatolhatók a számlaértesítő levélhez.
- Lejárt számla értesítés bekapcsolása
- Fokozott biztonság engedélyezése számlakiállításkor - A biztonság növelése érdekében a rendszer minden számla kiállításakor egy egyszer használatos jelszót kér be a felhasználótól.
- A számla állományok nevének előtagja - Megadható a számla állományok (PDF fájlok) nevének az előtagja.
Számlakézbesítő levél státusz változásáról értesítés
A Házirend beállítások oldalon lehetőség van beállítani, hogy a számla kézbesítésének státuszáról értesítést küldjön a rendszer a cég a kapcsolattartási e-mail címére. Ha ezt a beállítást alkalmazza, akkor email-ben értesítést kap arról, hogy vevője a számlaértesítő levelet elolvasta.
Valamint email-ben értesítést kap arról, hogy vevője a kiállított számlát letöltötte.
Számlakézbesítő levél válasz (reply-to) e-mail címe
A számlaértesítő levél feladójának e-mail címe alapbeállításként a noreply@billzone.eu. A Házirend beállítások oldalon található vonatkozó beállítással megoldható, hogy a számlát befogadó a válaszlevelében közvetlen a számla kiállítónak küldheti levelét (a Billzone.eu helyett). Érdemes egy nyilvános e-mail címet megadni erre a célra.
Számlakézbesítő levél egyedi üzenete
Amennyiben kitöltésre kerül a mező, úgy a beírt egyedi szöveg a partnere számára kiküldött számlaértesítő levélben fog megjelenni.
FONTOS: Amennyiben az egyedi üzenet az Egységes Szolgáltatási Szerződésben felsorolt tiltott tartalmak valamelyikét tartalmazza, vagy Szolgáltató úgy véli, hogy megjelenítéséhez nem járul hozzá, abban az esetben Szolgáltató jogosult a szöveg azonnali törlésére, amiről felhasználót írásban tájékoztatja.
Számlakézbesítő levél nyelve
A számlaértesítő levél alapbeállításként azon a nyelven megy ki, amely ország székhelyére számláz. Belföldi számlázás esetében magyar nyelven kerül kiküldésre, külföldi számlázás esetében alapbeállításként angolul megy ki a számlaértesítő levél. Azonban, ha a rendszerben megtalálható az adott ország nyelvén a számlaértesítő levél fordításunk, akkor az adott nyelven fog kimenni a számlaértesítő levél.
Jelenleg a rendszerben található számlaértesítő levélfordítások:
|
|
Számlaletöltő oldal partner részére
A vevő partner számára kiküldött számlaértesítő levél egy linket tartalmaz, amely a Számlaletöltő oldalra navigál, ahonnan a számla letölthető.
A számlaletöltő oldalon az adott számlához tartozó fizetési információk is megtalálhatók.
A számlaletöltő oldalon lehetőség van a céghez tartozóan egyedi üzenet megjelenítésére a Számlaletöltő oldal egyedi testre szabása blokkban, továbbá a cég egyedi logójának feltüntetésére. A számlaletöltő oldal egyedi megjelenési elemeinek bekapcsolása és szerkesztése a „Beállítások / Céges fiók” oldalon a „Szerkesztés” link segítségével történik.
Az egyedi üzenet az Egyedi üzenet partner részére blokkban kiemelten jelenik meg a számlaletöltő oldalon. Továbbá a feltöltött logó a Szállító adatainál kerül megjelenítésre.
FONTOS: Amennyiben az egyedi üzenet az Egységes Szolgáltatási Szerződésben felsorolt tiltott tartalmak valamelyikét tartalmazza, vagy Szolgáltató úgy véli, hogy megjelenítéséhez nem járul hozzá, abban az esetben Szolgáltató jogosult a szöveg azonnali törlésére, amiről felhasználót írásban tájékoztatja.
Számla csatolása a számlakézbesítő levélhez
Beállítható, hogy a számlaértesítő levél csatolmányként tartalmazza a számlát.
A funkció engedélyezésével a számlaértesítő levél tartalmazni fogja a számla PDF állományt.
Számlamelléklet csatolása a számlakézbesítő levélhez
A Házirend beállítások oldalon lehetőség van beállítani, hogy a számla melléklete külső csatolmányként kerüljön továbbításra. Ha ezt a beállítást alkalmazza, akkor további számla mellékletek, dokumentumok csatolhatók a számlaértesítő levélhez. A „Számlamelléklet csatolása a számlakézbesítő levélhez” kapcsoló engedélyezését követően a Számla létrehozása oldalon a funkció már bekapcsolt állapotba van.
Lejárt számla értesítés
A Házirend beállítások oldalon a „Lejárt számla értesítés bekapcsolása” kapcsoló engedélyezésével lehetőség van beállítani, hogy a rendszer e-mailben értesítést küldjön az olyan számlákról, amelyek fizetési határideje már lejárt, azonban a számla teljesítése nem történt meg.
Tájékoztató lejárt számláról számlakibocsátónak
Ha beállításra kerül a „Lejárt számláról e-mail értesítést kérek (nap)” mező értéke, akkor a lejárt kintlévőségről értesítést küld a rendszer a számlakibocsátó cég kapcsolattartási e-mail címére.
A rendszer annyi nap után küldi ki az értesítést, ami beállításra került. A „Lejárt számláról e-mail értesítést kérek (nap)” mezőbe beállítható értékek az alábbiak lehetnek:
- Nincs
- 15 nap
- 30 nap
- 60 nap
- 90 nap
- 120 nap
Lejárt számla értesítés számlabefogadónak
Amennyiben beállításra kerül a „Lejárt számla automatikus újraküldése vevő részére (nap)” mező értéke, akkor a lejárt fizetési kötelezettségről értesítést küld a rendszer a számlabefogadó részére. A partner számára kiküldött értesítő tartalmazza a linket, amely a Számlaletöltő oldalra mutat.
Az értesítőt a lejárt fizetési kötelezettségről arra az e-mail címre küldi ki a rendszer, amelyre a számlaértesítő levél volt küldve a számla kiállításakor. Amennyiben a számlakiállítás után újra volt küldve a számlaértesítő levél egy másik e-mail címre (a számla létrehozásakor megadott e-mail címtől eltérő e-mail címre), akkor a lejárt fizetési kötelezettségről szóló értesítőt a legutoljára megadott e-mail címre küldi ki a rendszer. Minden olyan számlára érvényes az automatikus újraküldés, amelynek a fizetési határideje már lejárt. A rendszer annyi nap után küldi ki az értesítést, ami beállításra került. A „Lejárt számla automatikus újraküldése vevő részére (nap)” mezőbe beállítható értékek az alábbiak lehetnek:
- Nincs
- 1 nap
- 15 nap
- 30 nap
- 60 nap
Lejárt számla értesítő egyedi üzenete
Amennyiben kitöltésre kerül a „Lejárt számla értesítő egyedi üzenete” mező, úgy a beírt egyedi szöveg a partner számára kiküldött lejárt fizetési kötelezettségről szóló értesítőben fog megjelenni.
Fokozott biztonság engedélyezése
Ha ezt a beállítást alkalmazza, akkor a rendszer minden számla kiállításakor, a számla végleges mentése előtt, azaz a Számla adatok ellenőrzése oldalon egy egyszer használatos jelszót kér be a felhasználótól.
A számla állományok nevének előtagja
Megadható a generált számla állomány (PDF fájl) nevének előtagját. Az utótag a számlaszámból és a .pdf kiterjesztésből képződik. Pl.: TESZTCEG_BL00236.pdf
