Házirend beállítások

A Beállítások / Házirend fül alatt a céghez tartozó házirend beállítások tekinthetők meg, valamint kezdeményezhető azok módosítása.

A házirend beállítások módosításához kattintson az „Szerkesztés” linkre.

A Házirend beállítások oldalon a következő beállítások végezhetőek el:

• Fizetési intervallum - A rendszer által generált automatikus megrendelés intervalluma.
• Számlakézbesítő levél státusz változásáról értesítés - Ha ezt a beállítást alkalmazza, akkor email-ben értesítést kap arról, hogy vevője a számlaértesítő levelet elolvasta vagy a kiállított számlát letöltötte.
• Számlakézbesítő levél válasz (reply-to) e-mail címe - Megadható a számlaértesítő levél (reply-to) e-mail cím. Ebben az esetben partnere erre az e-mail címre tud válaszolni Önnek a számlaértesítő levélben megküldött számlával kapcsolatban. Kitöltés hiányában a noreply@billzone.eu lesz alapértelmezettként megadva.
• Számlakézbesítő levél egyedi üzenete - A beírt egyedi szöveg a számlaértesítő levélben jelenik meg.
• Számla csatolása a számlakézbesítő levélhez - Beállítható, hogy a számlaértesítő levél csatolmányként tartalmazza a számla PDF állományt.
• Számlamelléklet csatolása a számlakézbesítő levélhez - Ha ezt a beállítást alkalmazza, akkor további számla mellékletek, dokumentumok csatolhatók a számlaértesítő levélhez.
• Lejárt számla értesítés bekapcsolása
• Fokozott biztonság engedélyezése számlakiállításkor - A biztonság növelése érdekében a rendszer minden számla kiállításakor egy egyszer használatos jelszót kér be a felhasználótól.
• A számla állományok nevének előtagja - Megadható a számla állományok (PDF fájlok) nevének az előtagja.

Számlakézbesítő levél státusz változásáról értesítés

A Házirend beállítások oldalon lehetőség van beállítani, hogy a számla kézbesítésének státuszáról értesítést küldjön a rendszer a cég a kapcsolattartási e-mail címére. Ha ezt a beállítást alkalmazza, akkor email-ben értesítést kap arról, hogy vevője a számlaértesítő levelet elolvasta.

Valamint email-ben értesítést kap arról, hogy vevője a kiállított számlát letöltötte.

Számlakézbesítő levél válasz (reply-to) e-mail címe

A számlaértesítő levél feladójának e-mail címe alapbeállításként a noreply@billzone.eu. A Házirend beállítások oldalon található vonatkozó beállítással megoldható, hogy a számlát befogadó a válaszlevelében közvetlen a számla kiállítónak küldheti levelét (a Billzone.eu helyett). Érdemes egy nyilvános e-mail címet megadni erre a célra.

Számlakézbesítő levél egyedi üzenete

Amennyiben kitöltésre kerül a mező, úgy a beírt egyedi szöveg a partnere számára kiküldött számlaértesítő levélben fog megjelenni.

FONTOS: Amennyiben az egyedi üzenet az Egységes Szolgáltatási Szerződésben felsorolt tiltott tartalmak valamelyikét tartalmazza, vagy Szolgáltató úgy véli, hogy megjelenítéséhez nem járul hozzá, abban az esetben Szolgáltató jogosult a szöveg azonnali törlésére, amiről felhasználót írásban tájékoztatja.

Számlakézbesítő levél nyelve

A számlaértesítő levél alapbeállításként azon a nyelven megy ki, amely ország székhelyére számláz. Belföldi számlázás esetében magyar nyelven kerül kiküldésre, külföldi számlázás esetében alapbeállításként angolul megy ki a számlaértesítő levél. Azonban, ha a rendszerben megtalálható az adott ország nyelvén a számlaértesítő levél fordításunk, akkor az adott nyelven fog kimenni a számlaértesítő levél.

Jelenleg a rendszerben található számlaértesítő levélfordítások:

Számlaletöltő oldal partner részére

A vevő partner számára kiküldött számlaértesítő levél egy linket tartalmaz, amely a Számlaletöltő oldalra navigál, ahonnan a számla letölthető.

A számlaletöltő oldalon az adott számlához tartozó fizetési információk is megtalálhatók.

A számlaletöltő oldalon lehetőség van a céghez tartozóan egyedi üzenet megjelenítésére a Számlaletöltő oldal egyedi testre szabása blokkban, továbbá a cég egyedi logójának feltüntetésére. A számlaletöltő oldal egyedi megjelenési elemeinek bekapcsolása és szerkesztése a „Beállítások / Céges fiók” oldalon a „Szerkesztés” link segítségével történik.

Az egyedi üzenet az Egyedi üzenet partner részére blokkban kiemelten jelenik meg a számlaletöltő oldalon. Továbbá a feltöltött logó a Szállító adatainál kerül megjelenítésre.

FONTOS: Amennyiben az egyedi üzenet az Egységes Szolgáltatási Szerződésben felsorolt tiltott tartalmak valamelyikét tartalmazza, vagy Szolgáltató úgy véli, hogy megjelenítéséhez nem járul hozzá, abban az esetben Szolgáltató jogosult a szöveg azonnali törlésére, amiről felhasználót írásban tájékoztatja.

Számla csatolása a számlakézbesítő levélhez

Beállítható, hogy a számlaértesítő levél csatolmányként tartalmazza a számlát.

A funkció engedélyezésével a számlaértesítő levél tartalmazni fogja a számla PDF állományt.

Számlamelléklet csatolása a számlakézbesítő levélhez

A Házirend beállítások oldalon lehetőség van beállítani, hogy a számla melléklete külső csatolmányként kerüljön továbbításra. Ha ezt a beállítást alkalmazza, akkor további számla mellékletek, dokumentumok csatolhatók a számlaértesítő levélhez.  A „Számlamelléklet csatolása a számlakézbesítő levélhez” kapcsoló engedélyezését követően a Számla létrehozása oldalon a funkció már bekapcsolt állapotba van. 

Lejárt számla értesítés

A Házirend beállítások oldalon a „Lejárt számla értesítés bekapcsolása” kapcsoló engedélyezésével lehetőség van beállítani, hogy a rendszer e-mailben értesítést küldjön az olyan számlákról, amelyek fizetési határideje már lejárt, azonban a számla teljesítése nem történt meg. 

Tájékoztató lejárt számláról számlakibocsátónak

Ha beállításra kerül a „Lejárt számláról e-mail értesítést kérek (nap)” mező értéke, akkor a lejárt kintlévőségről értesítést küld a rendszer a számlakibocsátó cég kapcsolattartási e-mail címére.

A rendszer annyi nap után küldi ki az értesítést, ami beállításra került. A „Lejárt számláról e-mail értesítést kérek (nap)” mezőbe beállítható értékek az alábbiak lehetnek: 

• Nincs
• 15 nap
• 30 nap
• 60 nap
• 90 nap
• 120 nap

Lejárt számla értesítés számlabefogadónak 

Amennyiben beállításra kerül a „Lejárt számla automatikus újraküldése vevő részére (nap)” mező értéke, akkor a lejárt fizetési kötelezettségről értesítést küld a rendszer a számlabefogadó részére. A partner számára kiküldött értesítő tartalmazza a linket, amely a Számlaletöltő oldalra mutat.

Az értesítőt a lejárt fizetési kötelezettségről arra az e-mail címre küldi ki a rendszer, amelyre a számlaértesítő levél volt küldve a számla kiállításakor. Amennyiben a számlakiállítás után újra volt küldve a számlaértesítő levél egy másik e-mail címre (a számla létrehozásakor megadott e-mail címtől eltérő e-mail címre), akkor a lejárt fizetési kötelezettségről szóló értesítőt a legutoljára megadott e-mail címre küldi ki a rendszer. Minden olyan számlára érvényes az automatikus újraküldés, amelynek a fizetési határideje már lejárt. A rendszer annyi nap után küldi ki az értesítést, ami beállításra került. A „Lejárt számla automatikus újraküldése vevő részére (nap)” mezőbe beállítható értékek az alábbiak lehetnek: 

• Nincs
• 1 nap
• 15 nap
• 30 nap
• 60 nap

Lejárt számla értesítő egyedi üzenete

Amennyiben kitöltésre kerül a „Lejárt számla értesítő egyedi üzenete” mező, úgy a beírt egyedi szöveg a partner számára kiküldött lejárt fizetési kötelezettségről szóló értesítőben fog megjelenni.

Fokozott biztonság engedélyezése

Ha ezt a beállítást alkalmazza, akkor a rendszer minden számla kiállításakor, a számla végleges mentése előtt, azaz a Számla adatok ellenőrzése oldalon egy egyszer használatos jelszót kér be a felhasználótól.

A számla állományok nevének előtagja

Megadható a generált számla állomány (PDF fájl) nevének előtagját. Az utótag a számlaszámból és a .pdf kiterjesztésből képződik. Pl.: TESZTCEG_BL00236.pdf