Számla kiállításához a „Számlák” fül alatt, a „Számlák kezelése” linket kell kiválasztani. A folyamat megkönnyítése érdekében, már a „Nyitóoldalon” elhelyezett gyors linkek segítségével is létre hozhat papír alapú, elektronikus vagy akár érvénytelenítő számlát is.
- Új e-számla = segítségével új elektronikus számla létrehozását kezdeményezhetjük;
- Új papír alapú számla = segítségével új papír alapú számla létrehozását kezdeményezhetjük;
- Számla egy már meglévő alapján = segítségével már egy meglévő számla adatait betöltve hozhatunk létre új számlát;
- Sztornó (érvénytelenítő) számla létrehozása = segítségével sztornó (érvénytelenítő), módosító vagy jóváíró számla létrehozását kezdeményezhetjük.
Elektronikus számlát a „Számlák / Számlák kezelése” menünél, a „Új elektronikus számla létrehozása” linkre kattintva hozhat létre.
A kiállítandó számla adatainak megadása kézzel történik. A számlához szükséges adatokat a felhasználónak kell begépelnie a számla létrehozásakor.
Megadhatja a kiállítandó számla alapadatait és rögzítheti a számlatételeket. Eldöntheti, hogy mely céges telephely nevében kíván számlát kiállítani (amennyiben több telephelyen kíván számlázni), valamint választhat az előzőleg rögzített bank adatai közül egyet, melyet a számlán fel kíván tüntetni. A számla véglegesítése előtt az „Előnézet” funkció segítségével ellenőrizheti a bevitt adatokat.
Szállító adatai
A „Szállító adatai” mezőkben az Ön által a rendszerbe regisztrált cégének adatai fognak megjelenni: név, cím, adóigazgatási szám, közösségi adószám.
Alapértelmezett címként a székhely fog megjelenni. Ha más telephelyet szeretne megadni, akkor kattintson a „Telephely listából szeretnék választani” linkre.
Vevő adatai
A „Vevő adatai” mezőket annak megfelelően kell kitölteni, akinek a részére a számla kiállításra kerül.
Lehetőség van új vevő hozzáadására vagy a vevő listából történő választásra a „Vevő listából szeretnék választani” linkre kattintva. Amennyiben a keresési folyamatot szeretné felgyorsítani, kattintson a „Szűrő megjelenítése” linkre, továbbá a „Vevőszám” illetve „Név” mezőkben már akár részkarakterekre történő keresést is kezdeményezhet.
Új vevő hozzáadásakor a következő mezőket kell kitöltenie (a csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező):
- Partnerszám (folyószámlaszám) - Partner vagy folyószámla azonosító, melyet akkor érdemes kitölteni, ha már rendelkezik egy azonosítóval más partner vagy folyószámla nyilvántartásban (pl. CRM vagy főkönyv).
- Név*
- Ország*
- Megye - A mező kitöltés kezdésekor (billentyű lenyomásra) megjelennek a választható megyék. A listából kiválasztható a megfelelő megye, ugyanakkor tetszés szerinti értékkel is kitölthető a mező. FIGYELEM: A funkció jelenleg csak Ország = Magyarország esetében elérhető.
- Irányítószám*
- Helység*
- Címsor 1*
- Címsor 2
- Adószámmal nem rendelkező jogi személy - Belföldi nem ÁFA alany, aki gazdasági tevékenységet nem folytat. Például: adószámmal nem rendelkező társasház, egyesület, alapítvány, stb.
- Adószám / Csoportazonosító szám
- Csoporttag adószám - Csoporttag "saját" adószáma, ha a termékértékesítés vagy a szolgáltatásnyújtás csoportazonosító szám alatt történt. FONTOS: nem azonos a csoportos adószámmal!
- Magyar adószámmal rendelkező külföldi partner - bejelölés esetén a számlaadatok továbbításra kerülnek a NAV Online Számla rendszer felé.
- Közösségi adószám
- Közösségen (EU-n) belüli ÁFA mentes - bejelölés esetén adómentes ÁFA kulcsot használ automatikusan a rendszer.
- Távértékesítés közösségen (EU-n) belül - bejelölés esetén a vevő országának ÁFA kulcsait használja automatikusan a rendszer. (Közösségen (EU-n) belüli távértékesítés OSS (One Stop Shop) egyablakos ügyintézéssel)
- Partner e-mail címe(i) - beírás esetén az adott e-mail címre küldi ki a számlakézbesítő levelet a számlaletöltő oldal linkjével a rendszer. A számlakézbesítő email-t több email címre is kiküldheti, a címeket vesszővel vagy pontosvesszővel kell elválasztani.
Közösségi (EU) adószám ellenőrzése
Ezzel a funkcióval a Vevő közösségi adószámának érvényessége ellenőrízhető. Az ellenőrzést az Európai Bizottság által működtetett VIES Service végzi.
Számla adatai
A „Számla adatai” mezők kitöltése során a - mindenkori hivatalos jogszabályi megfelelőségek alapján kötelezően megjelölt - számla adattartalma tölthető ki. A kötelező adattartalmon felül további információkat jeleníthetünk meg a számlán:
- Kiállítás dátuma – a rendszer automatikusan előtölti a dátumot, amely mindig a tényleges kiállítás napja. A felhasználónak nincs lehetősége a számla keltének dátumát módosítani.
- Fizetési határidő* - A kiállított számlák fizetési határideje szabadon megadható. Amennyiben a vevőnél beállításra kerül a fizetési határidő, úgy a rendszer számlakészítéskor előtölti ezt az adatot.
- Teljesítés időpontja* – a számla teljesítésének időpontja. A kiállított számlák teljesítési határideje a számla keltéhez képest maximum 15 nappal datálható vissza. Ennél nagyobb módosítást nem enged a rendszer.
- Számlatömb* – válassza ki, hogy a számla melyik számlatömbhöz tartozzon. Amennyiben a Törzsben létezik olyan számlatömb, amely meg van jelölve alapértelmezettnek, akkor az a számlatömb lesz előtöltve elsőként.
- Egységár megadása számlán*- beállítható, hogy a termék egységára nettó vagy bruttó értékben kerüljön megadásra a tételsoron. Egy számla több tételsorán csak egyfajta egységár adható meg.
- Pénznem* – a számlán szereplő összeg valutájának kiválasztása.
- Ügylet – megadható, hogy mely ügylethez tartozik a számla. A mező kitöltés kezdésekor (billentyű lenyomásra) megjelennek a korábban rögzítésre került ügyletek. A listából kiválasztható a megfelelő ügylet, ugyanakkor tetszés szerinti új értékkel is kitölthető a mező.
- Egyéb adatok – beírható egyéb információ a számlával kapcsolatban.
- Megrendelési szám – Megrendelési szám hivatkozás helye.
2021.04.01.-től a belföldi és külföldi devizás számla esetén is megjelenik az árfolyamdoboz a számlán.
Jó tudni: Az árfolyam ugyan nem kötelező tartalmi eleme a számlának, de a NAV ONLINE SZÁMLA 3.0 adatszolgáltatás kötelezően küldendő adata.
Fizetési mód adatok
A „Fizetési mód adatok” mező kitöltésével a számlakiállító fizetési mód és banki adatait tüntethetjük fel a számlán. Ezen adatokat a rendszer automatikusan előtölti, csupán ki kell választani a legördülő listából annak a fizetési módnak a nevét, amely az adott számlán szerepelni fog.
Számlatétel adatok
„Tételek” – a számla előállításakor lehetőség van tetszőleges számú tétel felvételére az „Új számlatétel rögzítése” linkre kattintva, illetve választhat a terméklistából: „Új tétel hozzáadása terméklistából”. Amennyiben a tétel keresési folyamatát szeretné felgyorsítani, kattintson a „Szűrő megjelenítése” linkre, továbbá a „Termékneve”, illetve „Azonosító” mezőkben már akár részkarakterekre történő keresést is kezdeményezhet.
Számlatétel adatainak szerkesztése: - megadhatja a számlatétel adatait vagy választhat a korábban rögzített céges termékei (vagy szolgáltatásai) közül „A terméklistából szeretnék választani” linkre kattintva.
Új sor hozzáadása funkcióval gyorsan és egyszerűen a tétel soron is lehetőség van az adatok kitöltésére:
A már beírt számlatételek törölhetők az X ikon segítségével vagy módosíthatók a szerkesztés ikon segítségével.
Tétel megjegyzés
Tétel megjegyzést a tételsoron található „jegyzettömb” ikonra kattintva kezdeményezhetünk.
A Tétel megjegyzés szerkesztése oldalon megadhatjuk a tételre vonatkozó teljesítési időszakot (sárga doboz), beírhatunk kézzel bármilyen megjegyzés szöveget (lila doboz) vagy kiválaszthatunk fix záradék szöveget a legördülő listából (Hozzáad gomb).
A Hozzáad gomb megnyomásával a kiválasztott záradékhoz tartozó beviteli mezők betöltődnek (piros doboz). Az adatok kitöltése után a Frissítés gomb (lila keret) megnyomásával a rendszer befrissíti az adatokat a záradék szövegébe (sárga doboz). A záradék ebben a formában kerül rá a számlára.
A Bezár gomb megnyomásával a záradékok mentésre kerülnek a tételsorra, majd a tételsoron jelzésre kerül, hogy a tételhez megjegyzés fűződik: a „jegyzettömb” ikon zöldre változik és ha az egeret az ikon fölé visszük, akkor kiírásra kerül a teljes megjegyzés szövege.
Számla megjegyzés
Amennyiben a Céges fiók beállítások szerkesztése oldalon bepipálja, hogy a kisadózók tételes adója (KATA) szerinti adózó, úgy alapértelmezett megjegyzésként feltüntetésre kerül a „Kisadózó” szövegezés.
Számla megjegyzést a beírhatunk a megjegyzés szövegdobozba.
A Törzsadatok / Megjegyzések oldalon elmentett megjegyzések a kereső ikon segítségével egyszerűen betölthetők a Számla megjegyzés mezőbe.
Számla záradékot a „jegyzettömb” ikonra kattintva kezdeményezhetünk.
A Számla megjegyzés szerkesztése oldalon kiválaszthatjuk a számlára vonatkozó fix záradék szöveget a legördülő listából (Hozzáad gomb).
A Hozzáad gomb megnyomásával a kiválasztott záradékhoz tartozó beviteli mezők betöltődnek (piros doboz). Az adatok kitöltése után, a Frissítés gomb (lila keret) megnyomásával a rendszer befrissíti az adatokat a záradék szövegébe (sárga doboz). A záradék ebben a formában kerül rá a számlára.
A Bezár gomb megnyomásával a záradékok mentésre kerülnek a számlára, majd a Számla megjegyzés szekcióban jelzésre kerül, hogy a számlához záradék fűződik: a „jegyzettömb” ikon zöldre változik (lila keret) és a megjegyzés beviteli mező alatt kiírásra kerül a záradék szövege. A számlához egyedileg szövegezett tetszőleges kézzel felvitt megjegyzés is megadható a megjegyzés beviteli mezőben (sárga doboz).
Tétel- és számla megjegyzés megjelenítése a számlaképen
A számlaképre rákerül minden megadott megjegyzés: tétel megjegyzés - időszak és tétel záradék (szürke), banki megjegyzés (zöld), számlatömb megjegyzés (sárga), számla megjegyzés és számla záradék (piros).
FONTOS: Mind tétel megjegyzésnek, mind számla megjegyzésnek megadható, beírható tetszőleges szövegezésű, kézzel felvitt megjegyzés. Ezek a megjegyzések, záradékok azonban nem kerülnek olyan formában átadásra adóhatósági adatexport során, ahogy azt jelenleg elvárja a hatályos jogszabály. A számla tartalmazni fogja ugyan az adatokat, azonban a nem megfelelő beviteli mezőbe felvitt értékekről nem tud a rendszer az elvárt formában adatexportot szolgáltatni az adóhatóság részére.
Továbbá a NAV Online számla XML-ben előre meghatározott helye van az egyes záradékoknak. Ha a záradék nem a billzone.eu-ban használt záradékok közül kerül kiválasztásra, hanem kézzel történik felvitelre a megjegyzés mezőbe, akkor nem a megfelelő mezőben kerül továbbításra a NAV felé.
Számlához csatolható mellékletek
A Számla létrehozása oldalon lehetőség van számla mellékletek csatolására. Számlához mellékletként általában az alábbi dokumentumokat szokás csatolni: teljesítési jegyzőkönyv, szállítólevél, munkalap, átvételi elismervény, jótálási vagy garanciajegy, stb. De bármilyen kép vagy dokumentum csatolható, amely a számla részét vagy kiegészítését képezi. A mellékleteket be kell húzni a megjelenő dobozba.
Az alábbi formátumok támogatottak számla melléklet csatolmányként: .jpg, .png, .pdf, .txt, .csv, .xls, .xlsx, .doc, .docx.
A számlához csatolható melléklet maximális mérete: 1024 KB.
Számlacsatolmányok típusa
Belső csatolmány
A mellékletek az elektronikus vagy papír alapú számla csatolmányában jelennek meg. A PDF-be beágyazott számla belső csatolmány a következő módon tekinthető meg:
- Nyissa meg a számlát Adobe Reader programmal.
- A menüsorból válassza ki a „Nézet -> Megjelenítés/Elrejtés -> Navigációs mezők -> Csatolmányok” lehetőséget, vagy keresse meg a megnyitott számla bal oldali sávjában a „gémkapocs” ikont és kattintson rá.
- Ezután a számla bal oldalán kinyílik a Csatolmányok ablak, melyben megtalálja a számla mellékleteket:
- a számlaadatok gépi feldolgozását elősegítő TXT és NAV xml fájlt
- a számla kiállításakor csatolt melléklete(ke)t
Külső csatolmány
Amennyiben beállításra kerül, hogy a számla melléklete külső csatolmányként kerüljön továbbításra, abban az esetben a számlaértesítő levél csatományaként jelenik meg a számlamelléklet, továbbá a számlaletöltő oldalon letöltéskor ZIP fájlként a számlával együtt letöltésre kerül az összes számlamelléklet.
A Házirend beállítások oldalon engedélyezhető a „Számlamelléklet csatolása a számlakézbesítő levélhez” funkció.
Számla mellékletek kézbesítésének módjai
Számla előnézet
A „Tovább” gomb megnyomásával egy sorszám nélküli PDF formátumú fájl generálódik, így tehát megtekintheti, hogyan fog kinézni számlája.Ilyenkor a rendszer egy proforma számlát hoz létre, ez esetben az előnézeti számlán a számla sorszáma helyett a „PROFORMA” kifejezés található. Ezt a funkciót mindegyik „típusú” számlakészítésnél alkalmazhatja.
Számla adatok ellenőrzése és mentése
A számla végleges mentése előtt a Számla adatok ellenőrzése oldalra navigál a rendszer, ahol még egyszer áttekinthetők a számla legfőbb adatai. Ha az előnézet után a számlát véglegesíteni szeretné, akkor kattintson a „Számla kiállítása” gombra. Továbbá az újonnan rögzített adatok (vevő, termék) a jelölőbox bepipálásával egyszerűen menthetők.
